Privacy Notice for Employees, Job Applicants and Business Customers

Die Kikusui Electronics Europe GmbH („Kikusui”, „wir”, „uns” oder „unser”) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO”) und dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz („BDSG”), sowie diesem Datenschutzhinweis („Datenschutzhinweis”). In diesem Datenschutzhinweis wird erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unseren Arbeitsverhältnissen, Rekrutierungsaktivitäten und Geschäftskundenbeziehungen erheben, verwenden, offenlegen und anderweitig verarbeiten. Dies gilt nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten über unsere Website, die durch einen separaten Datenschutzhinweis geregelt ist, welcher auf der Website verfügbar ist. Sofern hierin nicht anders definiert, haben alle in diesem Datenschutzhinweis verwendeten Begriffe die ihnen in der DSGVO zugeschriebene Bedeutung.

1 Verantwortlicher

Der zuständige Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO ist:

Kikusui Electronics Europe GmbH
Großenbaumer Weg 8
40472 Düsseldorf, Germany
Telefon: +49 (211) 54257600
E-Mail: support@kikusui-europe.com

2 Allgemeine Information zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn wir dafür über eine gesetzliche Grundlage verfügen. Die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitungstätigkeiten kann je nach den Umständen eine oder mehrere der folgenden sein:

2.1

Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Artikel 6(1)(b) DSGVO): wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, an dem Sie beteiligt sind, oder zur Ergreifung von Maßnahmen auf Ihren Wunsch vor Vertragsabschluss erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung von Arbeitsverträgen und der Durchführung von Einstellungsverfahren.

2.2

Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung (Artikel 6(1)(c) DSGVO): wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, einschließlich steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlicher Verpflichtungen, erforderlich ist.

2.3

Berechtigte Interessen (Artikel 6(1)(f) DSGVO): Wenn die Verarbeitung für die Zwecke der von uns oder einem Dritten verfolgten berechtigten Interessen erforderlich ist, es sei denn, diese Interessen werden durch Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten außer Kraft gesetzt.

2.4

Einwilligung (Artikel 6(1)(a) DSGVO): Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke zugestimmt haben. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf.

3 Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern

Dieser Abschnitt gilt für Mitarbeiter von Kikusui, einschließlich Expatriates von Kikusui Electronics Corp. (Japan) („Kikusui Japan”) und lokal eingestellten Mitarbeitern.

3.1 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Name,
• Kontaktinformation,
• Bewertungs- und Gehaltsinformationen,
• und andere für das Beschäftigungsmanagement erforderliche Daten.

3.2 Zwecke und rechtliche Grundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Beschäftigungsmanagement, Personalbewertung, Gehaltszahlung und Sozialversicherungsmanagement: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6(1)(b) DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags).
• Weitergabe personenbezogener Daten an unsere Muttergesellschaft und verbundene Unternehmen zu legitimen konzernweiten Personalmanagement- und Berichtszwecken: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6(1)(f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Verwaltung und Leitung unserer Unternehmensgruppe.

3.3 Empfänger personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• Kikusui Japan, das in unserem Namen als Auftragsverarbeiter für bestimmte Supportfunktionen fungiert, einschließlich Marketingaktivitäten, die in unserem Namen und unter unserer Anleitung durchgeführt werden. Kikusui Japan verwendet diese Daten nicht für eigene, unabhängige Zwecke.
• Kikusui Holdings Corp. (Japan) und Kikusui EMZ Corp. (Japan) (gemeinsam „verbundene Unternehmen von Kikusui Japan”), für gruppenweites Personalmanagement und Berichtszwecke.
• Drittdienstleister, einschließlich Lohn- und Gehaltsabrechnungsabwickler und Versicherungsanbieter, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag oder als Verantwortliche im Zusammenhang mit der Verwaltung Ihres Arbeitsverhältnisses verarbeiten.

3.4 Internationale Datenübertragungen

Im Zusammenhang mit der oben beschriebenen Verarbeitung können Ihre personenbezogenen Daten nach Japan (Kikusui Japan und verbundene Unternehmen von Kikusui Japan) übermittelt werden, wo sich die Personalabteilung befindet). Japan wurde von der Europäischen Kommission als Land anerkannt, das ein angemessenes Datenschutzniveau bietet (Angemessenheitsentscheidung gemäß Artikel 45 DSGVO).

3.5 Aufbewahrungsfrist

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer Ihrer Beschäftigung und danach für die Dauer der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß deutschem Steuerrecht (Abschnitt 147 der Abgabenordnung (AO)) bis zu zehn (10) Jahre lang aufbewahrt. Andere Beschäftigungsunterlagen werden gemäß den geltenden gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt.

4 Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern

Dieser Abschnitt gilt für Personen, die sich um eine Anstellung bei Kikusui bewerben.

4.1 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Name,
• Kontaktinformation und
• mit Ihrer Bewerbung bereitgestellte personenbezogene Daten (einschließlich Ihres Lebenslaufs).

4.2 Zwecke und rechtliche Grundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Allgemeines Rekrutierungsmanagement, einschließlich Kommunikation mit Personal, leitenden Angestellten, Abteilungsleitern und Verantwortlichen der Kandidatenabteilungen, Interaktion mit Arbeitssuchenden und Kommunikation mit Personalvermittlern: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6(1)(b) DSGVO (Schritte vor Vertragsabschluss, einschließlich der Entscheidung über die Gründung eines Arbeitsverhältnisses).
• Aufbewahrung von Antragsdaten nach Ablehnung zum Zweck der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche, einschließlich Diskriminierungsklagen: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6(1)(f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Möglichkeit, uns gegen mögliche Rechtsansprüche aus dem Einstellungsverfahren zu verteidigen.
• Aufnahme in unseren Talentpool zur Berücksichtigung zukünftiger Stellenangebote: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6(1)(a) DSGVO (Zustimmung). Die Aufnahme in den Talentpool ist freiwillig und bedarf Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, die Sie jederzeit widerrufen können.

4.3 Empfänger personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• Kikusui Japan und verbundene Unternehmen von Kikusui Japan: Daten werden nur für Schlüsselpositionen weitergegeben (z. B. Führungsebene, Vertriebsrollen). Ein in Japan ansässiger Mitarbeiter, der gesetzlich als Direktor des deutschen Unternehmens registriert ist, kann bei Bedarf auf Bewerberdaten zugreifen, um seine Managementaufgaben wahrzunehmen und endgültige Einstellungsentscheidungen zu treffen.
• Personalvermittlungsagenturen (z. B. Fischer HRM für Führungskräftevermittlung): Personalvermittlungsagenturen fungieren als Verantwortliche. Wir erhalten möglicherweise personenbezogene Daten von Personalvermittlungsagenturen, übermitteln jedoch keine personenbezogenen Daten der Bewerber an diese.

4.4 Internationale Datenübertragungen

Im Zusammenhang mit der oben beschriebenen Verarbeitung können Ihre personenbezogenen Daten nach Japan (Kikusui Japan und verbundene Unternehmen von Kikusui Japan) zum Zwecke der Überprüfung und Entscheidungsfindung über Schlüsselpositionen übermittelt werden. Japan wurde von der Europäischen Kommission als Land anerkannt, das ein angemessenes Datenschutzniveau bietet (Angemessenheitsentscheidung gemäß Artikel 45 DSGVO). Wir führen internationale Datenübertragungen erst in einer späteren Phase des Rekrutierungsprozesses durch, wenn Führungskräfte aus Japan Bewerbungen prüfen und Kommentare abgeben müssen.

4.5 Aufbewahrungsfrist

Ihre Bewerbungsdaten werden wie folgt aufbewahrt:

• Bis zu sechs (6) Monate nach Abschluss des Einstellungsverfahrens (zum Zweck der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche).
• Bis zu zwei (2) Jahre für die Aufnahme in den Talentpool (mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung). Nach Widerruf der Einwilligung werden Ihre Daten unwiderruflich aus dem Talentpool gelöscht, es sei denn, es gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
• Bei erfolgreichem Antrag werden die von Ihnen übermittelten Daten zum Zwecke der Einrichtung des Arbeitsverhältnisses auf der Grundlage von Artikel 6(1)(b) DSGVO in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

5 Verarbeitung personenbezogener Daten von Geschäftskunden – Direkterhebung

Dieser Abschnitt gilt für Geschäftskontakte (B2B), deren personenbezogene Daten wir direkt erheben, beispielsweise durch den Austausch von Visitenkarten auf Fachmessen oder im Rahmen von Geschäftsbeziehungen. Bei unseren Kundendaten handelt es sich um B2B-Daten; personenbezogene Daten von Kunden beschränken sich auf die Kontaktdaten der jeweiligen Kontaktperson.

5.1 Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Unternehmensname,
• Name,
• Abteilung/Stellung und
• Kontaktinformation.

5.2 Zwecke und rechtliche Grundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Kundensupport im Zusammenhang mit bestehenden Verträgen mit der betroffenen Person: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6(1)(b) DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).
• Kundensupport im Zusammenhang mit bestehenden Verträgen, an denen die betroffene Person nicht beteiligt ist; Kundenempfehlungen und allgemeines Geschäftsbeziehungsmanagement, einschließlich Erstkontakt nach dem Austausch von Visitenkarten auf Fachmessen: Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6(1)(f) DSGVO (berechtigte Interessen). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Pflege von Geschäftsbeziehungen und der Bereitstellung von Kundenservice.

5.3 Empfänger personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• Kikusui Japan, das in unserem Namen als Auftragsverarbeiter für bestimmte Supportfunktionen fungiert, einschließlich Marketingaktivitäten (z. B. E-Mail-Versand), die in unserem Namen und unter unserer Anleitung durchgeführt werden.
• Verbundene Unternehmen von Kikusui Japan.
• Ausländische verbundene Unternehmen in den Vereinigten Staaten und China, nur auf Ad-hoc-Basis und vorbehaltlich Ihrer ausdrücklichen Zustimmung (z. B. wenn ein Kundenkontakt an die zuständige Person weitergeleitet wird, die für das jeweilige geografische Gebiet zuständig ist).
• Drittdienstleister, einschließlich Anbieter von CRM-Software (Kundenbeziehungsmanagement), die in unserem Auftrag personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Daten im Zusammenhang mit Geschäftskunden verarbeiten.

5.4 Internationale Datenübertragungen

• Kikusui Japan und verbundene Unternehmen von Kikusui Japan: Japan wurde von der Europäischen Kommission als Land anerkannt, das ein angemessenes Datenschutzniveau bietet (Angemessenheitsentscheidung gemäß Artikel 45 DSGVO).
• Vereinigte Staaten und China (verbundene Unternehmen im Ausland): Überweisungen in die Vereinigten Staaten oder nach China erfolgen nur in seltenen Fällen ad hoc (z. B. wenn ein Kunde, der eine Ausstellung in Europa besucht, eine Visitenkarte vorlegt und seine Kontaktdaten an die entsprechende Tochtergesellschaft im jeweiligen geografischen Gebiet weitergeleitet werden müssen). Angesichts des sehr begrenzten und Ad-hoc-Charakters solcher Übermittlungen ist die Rechtsgrundlage für diese Übermittlungen Ihre ausdrückliche Zustimmung gemäß Artikel 49(1)(a) DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können. Wenn Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen oder widerrufen, findet die Übermittlung nicht statt.

5.5 Aufbewahrungsfrist

• Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach für die geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (typischerweise sechs (6) bis zehn (10) Jahre nach deutschem Handels – und Steuerrecht für Geschäftskorrespondenz, gemäß Paragraph 257 des deutschen Handelsgesetzbuches und Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO)) aufbewahrt.

6 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungen, einschließlich Profiling, im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Alle Entscheidungen, die Sie betreffen können, werden von natürlichen Personen mit entsprechender Befugnis getroffen.

7 Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte über die in Abschnitt 1 oben genannten Kontaktdaten.

• Auskunftsrecht (Artikel 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und, falls dies der Fall ist, Zugriff auf die personenbezogenen Daten und bestimmte damit verbundene Informationen zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Artikel 17 DSGVO genannten Gründe zutrifft, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs erforderlich.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung zu erwirken, wenn eine der in Artikel 18 DSGVO genannten Bedingungen zutrifft, einschließlich wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten anfechten, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder wenn Sie der Verarbeitung gemäß Artikel 21(1) DSGVO widersprochen haben, bis überprüft wurde, ob unsere berechtigten Gründe die Ihrigen überregeln.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und haben das Recht, diese Daten an einen anderen Verantwortlicher zu übermitteln, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
• Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen, die auf Artikel 6(1)(e) oder (f) DSGVO beruht, einschließlich der Profilerstellung auf der Grundlage dieser Bestimmungen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten außer Kraft setzen, oder für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Werden personenbezogene Daten für Zwecke des Direktmarketings verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten für ein solches Marketing einzulegen, einschließlich Profiling, soweit es mit einem solchen Direktmarketing in Zusammenhang steht. Wenn Sie der Verarbeitung für Zwecke des Direktmarketings widersprechen, werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Artikel 7(3) DSGVO): Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf.
• Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO): Unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

8 Allgemeine Informationen zur Aufbewahrungsdauer

Sofern in diesem Datenschutzhinweis keine genauere Aufbewahrungsfrist angegeben ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck der Datenverarbeitung nicht mehr gilt. Wenn Sie einen berechtigten Antrag auf Löschung stellen oder Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, wir haben andere gesetzlich zulässige Gründe für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten (z. B. Aufbewahrungsfristen nach Steuer – oder Handelsrecht); im letzteren Fall erfolgt die Löschung, nachdem diese Gründe nicht mehr gelten.

9 Datensicherheit

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor rechtswidriger Verarbeitung zu schützen, einschließlich versehentlicher oder rechtswidriger Zerstörung, Verlust, Änderung, unbefugter Offenlegung oder Zugriff auf übermittelte, gespeicherte oder anderweitig verarbeitete personenbezogene Daten. Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass die Datenübertragung über das Internet (z. B. Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken ausgesetzt sein kann. Ein vollständiger Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritter ist nicht möglich.

10 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Auftragsverarbeiterbeziehungen

Kikusui Japan fungiert in unserem Namen als Auftragsverarbeiter für bestimmte Supportfunktionen, einschließlich Marketingaktivitäten (z. B. E-Mail-Versand), die in unserem Namen und unter unserer Anleitung durchgeführt werden. Eine Datenverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO regelt diese Beziehung.

Personalvermittlungsagenturen (z. B. Fischer HRM) bieten Führungskräftevermittlungs- und Kandidatenauswahldienste und fungieren als Verantwortliche. Im Rahmen des Einstellungsverfahrens erhalten wir möglicherweise personenbezogene Daten von Personalvermittlungsagenturen.

Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserer Website beachten Sie bitte die Datenschutzrichtlinie unserer Website.

11 Änderungen an diesem Datenschutzhinweis

Wir behalten uns das Recht vor, diesen Datenschutzhinweis gelegentlich zu ändern, um Änderungen unserer Verarbeitungsaktivitäten oder geltenden gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen.